CAPÍTULO 2
DEL ESCRITORIO TRADICIONAL AL VIRTUAL: ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE REFERENCIA
Los servicios de referencia virtual se perfilan como unos de los recursos más importantes que pueden presentar las bibliotecas modernas pues estos permiten que prácticamente los usuarios interactúen con la biblioteca sin la necesidad de estar presencialmente en ellas.
2.1. ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE REFERENCIA VIRTUAL
El desarrollo eficaz de los servicios de referencia virtual no tiene un único método, es obvio entonces afirmar que existen diversas metodologías que persiguen dicho objetivo.
2.1.1. METODOLOGÍA DE GARCÍA MARCO
Este investigador español propone tomar en cuenta los aspectos sociales, laborales, psicológicos, organizativos, económicos, comunicacionales, legales, tecnológicos, epistemológicos y artísticos en los que incurriría el servicio.
Para García Marco, los servicios de información que emplean tecnología web tienen un ciclo de vida en la que cumplen con 4 fases:
- PLANIFICACIÓN: Tiene como objetivo reducir costos inútiles y pasos vacíos por medio de la previsión.
- DISEÑO: Se selecciona el software y hardware a emplear, el diseño de la estructura jerárquica de los contenidos, de los procedimientos de acceso y de la interfaz de usuario.
- DESARROLLO: Dentro de esta fase se encuentran la negociación, el cierre de conexiones institucionales y la provisión de recursos necesarios. En esta fase se hace realidad todo lo planificado y diseño en las anteriores fases, además es aquí donde se selecciona y capacita al personal encargado de controlar estos servicios.
- MADUREZ: Dentro de esta fase se encuentran el mantenimiento, evaluación y mejora continua. Aquí se hace un estilo de metacognición que permite al bibliotecario saber qué es lo que opinan los usuarios respecto a estos servicios, si es que estos funcionan, si cumplen realmente sus objetivos, y continúan o se cambian, etc.
2.1.2. METODOLOGÍA DE LANKES Y KASOWITZ
Según esta metodología existen 6 pasos para que cualquier organización realice un desarrollo coherente de sus servicios digitales:
- INFORMACIÓN: Se realiza una investigación sobre los servicios existentes en el campo de especialización del servicio a diseñar.
- PLANEAMIENTO: Políticas, procedimientos y métodos que se desarrollan para asegurar la organización del servicio.
- ENTRENAMIENTO: Se desarrolla un plan de entrenamiento y preparación del personal que se encargará de los servicios digitales.
- PROTOTIPOS: Se desarrolla una versión de prueba para identificar ventajas y desventajas reales de su uso antes de que llegue a manos del usuario.
- CONTRIBUCIÓN: Aquí se aclarece la importancia del desarrollo del servicio para la organización.
- EVALUACIÓN: Se evalúa la calidad del producto, si es que cumplen con su función real y la opinión del usuario que tienen respecto a estos servicios digitales.
2.1.3. METODOLOGÍA DE SLOAN
Las pautas que propone Sloan consideran principalmente las áreas de gestión/administración, usuarios, personal, infraestructura, economía y evaluación.
Sloan propone que los servicios de referencia virtual sean desarrollados por personal que se encuentren incorporados a la administración de la organización para procurar el mantenimiento y la continuidad del servicio.
En cuanto al servicio, Sloan afirma que es necesario determinar la modalidad en la que este servicio será incorporado para el disfrute de los usuarios. Así este servicio responderá preguntas básicas o especializadas, documentales o bibliográficas, etc.
Para la ejecución de este servicio nos indica que se ha de considerar cuidadosamente quien ha de atender a este servicio, que no debe recaer en una sola persona y que, en especial, debe ser integrada a las tareas que realiza un bibliotecario.
También nos indica que hay que tener en cuenta la infraestructura técnica con la que la organización cuenta. Así mismo una evaluación apropiada sobre estos servicios nos asegurarán su continuidad.
2.1.4 METODOLOGÍA DE AMMENTORP Y HUMMELSHOJ
- La información que el usuario necesita
- La cultura informacional que el usuario posee
- La formulación de la pregunta requerida
Pero antes de proceder a explicar dicho modelo, se debe dejar en claro el concepto de "cultura informacional".Según los mismos autores, esta cultura no es más que la habilidad del usuario para encontrar utilidad a una plataforma de referencia en la web, además de su capacidad para juzgar la plataforma de la misma.Un punto a tomar en cuenta en esta definición es el nivel educativo/cultural del usuario, ya que por obvias razones las personas que posean un mayor nivel formativo entenderan con mucha más facilidad el proceso del servicio de referencia.
Dicho esto, se muestra en la siguiente imagen el modelo propuesto por Ammentorp y Hummelshoj:
2.2 Herramientas tecnológicas aplicadas al servicio de referencia virtual
- Correo electrónico:
Interrupciones durante la conversación debido a los intervalos de tiempo , donde podrían cambiar constantemente las preguntas del usuario las cuales podrían frustrar al intermediario.
- Formularios web:Consiste en que el usuario complete cajas de texto con sus datos para realizar sus preguntas,ayudándolo a clarificar la información que requiere y su formulación.
- Chat:Permite la comunicación entre el bibliotecario y el usuario mediante mensajes de texto o voz en tiempo real.
- No poder satisfacer a todos los usuarios con las respuestas debido a la confluencia de acceso al mismo tiempo de estos generando stress en el intermediario.
2.2.4 Videoconferencias
Posee una característica principal que es la de incluir un contacto visual entre los bibliotecarios y el usuario al realizar una entrevista cara a cara, a la vez que es posible intercambiar materiales documentales mediante otra ventana.
Según Berube (2003) esta herramienta tecnológica supone la necesidad de entrenamiento, desarrollo de habilidades, adaptabilidad y confianza.

2.2.5 Mensajería Instantánea
Es un punto medio entre los chats y los mensajes de correo electrónico que permite el servicio de mensajería instantáneo con los usuarios conectados a Internet.
Dispone de varias posibilidades como: el aviso de presencia, registrar o borrar usuarios, conversaciones en tiempo real, dejar mensajes a usuarios conectados o no a Internet, etc.
Una de las ventajas de esta herramienta es que permite resolver dudas sin necesidad de abandonar el entorno del lugar de trabajo así como también una desventaja como es la interrupción que ocasionan las notificaciones continuas.

2.2.6 MOO (Multi-User Object Oriented)
Surge inicialmente como juegos interactivos en linea, actualmente los usuarios son clasificados jerárquicamente tomando en cuenta su experiencia o habilidad.
Segun Eustage (1995) un beneficio seria que no es tan indispensable una banda ancha que permita la comunicación y la posibilidad de permitir a los usuarios el acceso a tecnologías limitadas.
2.2.7 Web Center Software
Este software es aplicado al servicio de referencia virtual ya que permite las realización de consultas al igual que una centralista telefónica pero ademas proporciona posibilidades de la web.
Pueden variar según las necesidades del usuario como realizar devoluciones de llamadas, videoconferencias, combinación de correo electrónico, etc.
Las deficiencias según la autora (Garcia, 2003) es la continua actualización para la mejora de la página de espera con el objetivo de brindar una navegación compartida que no limite la cantidad de usuarios.
2.3 Resolución de las necesidades de información en el servicio de referencia virtual
En los servicios de referencia virtuales se es necesaria la ayuda de un profesional de la información para que se de una buena toma de decisiones al momento de analizar una pregunta realizada por un usuario. El profesional de la información tiene que ser poseedor de los recursos necesarios, ademas de una correcta orientación para analizar, esquematizar y brindar la información correcta con respecto a la pregunta realizada por el usuario.
Para que se pueda dar el servicio deseado e indicado al usuario, los autores Eisenberg y Berkowitz proponen seguir con una serie de pasos con los cuales se podra brindar una adecuada respuesta al usuario:
1. Definición de la tarea.
© Copyright Aracely Huamán, Keyko Quinto, Miguel Alarcón, Milagros Inga y Alonso Suarez.
2.3 Resolución de las necesidades de información en el servicio de referencia virtual
En los servicios de referencia virtuales se es necesaria la ayuda de un profesional de la información para que se de una buena toma de decisiones al momento de analizar una pregunta realizada por un usuario. El profesional de la información tiene que ser poseedor de los recursos necesarios, ademas de una correcta orientación para analizar, esquematizar y brindar la información correcta con respecto a la pregunta realizada por el usuario.Para que se pueda dar el servicio deseado e indicado al usuario, los autores Eisenberg y Berkowitz proponen seguir con una serie de pasos con los cuales se podra brindar una adecuada respuesta al usuario:
1. Definición de la tarea.
- Identificar la pregunta en cuanto a características del mensaje y del usuario.
- Determinar el tipo apropiado de respuesta.
- Determinar las fuentes posibles para contestar la pregunta.
- Decidir que fuentes son las más apropiadas para la pregunta.
- Fuentes apropiadas para la búsqueda.
- Encontrar información dentro de las fuentes que mejor respuesta den a la pregunta.
- Transferir la información para confeccionar la respuesta.
- Proporcionar la guía de instrucción para usar la información.
- Utilizar un lenguaje apropiado en la presentación.
- Contenido de la revisión.
- Evaluación del lenguaje y el tono del mensaje.
© Copyright Aracely Huamán, Keyko Quinto, Miguel Alarcón, Milagros Inga y Alonso Suarez.











































